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Redução de custos operacionais: 19 sugestões práticas

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Todas as empresas vivem o mesmo dilema: como gerar receitas para suportar os custos da sua atividade e ainda obter o lucro desejado. As receitas dependem, sobretudo, do mercado. Já os custos dependem, sobretudo, da própria empresa.

 

  1. Cultura 

Crie uma cultura avessa ao desperdício na sua empresa. O líder da empresa deve sempre dar o exemplo. Se o líder gostar de ostentar riqueza, nas mais pequenas coisas, terá uma enorme dificuldade em exigir contenção de custos ao resto do pessoal. Os grandes líderes empresariais são, em regra, pessoas austeras nos gastos e avessas ao desperdício.

 

  1. Imobilizado

No passado a criação de um negócio exigia um grande investimento inicial em equipamentos: compra ou aluguel de imóvel, imobilizado fixo, computadores,  telecomunicações, etc. Hoje quase tudo o que precisa para pôr uma empresa a funcionar pode ser alugado. Em alguns casos os contratos (nomeadamente os de equipamento de escritório) abrangem a assistência, a manutenção e inclusive o upgrade dos equipamentos. Faça uma pesquisa grande e cuidadosa do mercado e negocie detalhadamente este tipo de contratos. 

 

  1. Compras

Comprar em quantidade e com desconto aumenta o seu poder de negociação. Concentre as suas compras em fornecedores preferenciais e procure agrupar as aquisições dentro da sua empresa. Negociar prazo de pagamento com seus fornecedores também trará uma folga no capital de giro de sua empresa.

 

  1. Eliminar o custo financeiro das vendas e das compras faturadas

A concessão de prazo de pagamento aos clientes é uma prática universal, mas tem um custo financeiro embutido, seja as taxas cobradas pelas operadoras de cartão de crédito, ou os riscos da inadimplência com o crediário próprio.

Já para eliminar o custo na hora da compra, a organização compradora deve optar pelo pagamento à vista mediante a obtenção de um desconto no preço de compra. A taxa de desconto deve ser maior do que a taxa de juros das aplicações financeiras de renda fixa da compradora ou menor do que seu custo médio de captação.

 

  1. Buscar sugestões dos funcionários de cada setor

É uma opção barata para redução de custos e que costuma produzir resultados excelentes. Os melhores são obtidos quando os pedidos de sugestões são orientados para objetivos determinados (por exemplo, redução de consumo de água, energia elétrica, material de escritório etc.). Pode ser implantado com ou sem um sistema de premiação para as sugestões acolhidas.

 

  1. Renegociar contratos

Esta medida baseia-se na utilização do poder de barganha de que dispõe o contratante. Quando bem conduzida, a renegociação de contratos pode trazer significativas reduções de custo. Mas lembre-se de que estas negociações não venham gerar prejuízos à sua empresa.

 

  1. Aumentar o giro dos estoques

Vender mais rápido reduz a necessidade de capital de giro que por sua vez diminui os custos do financiamento do mesmo. Caso a empresa financie o capital de giro com recursos próprios, o aumento do giro dos estoques resultará em maior sobra de recursos financeiros para investimento no mercado financeiro ou na atividade fim.

Revise o mix de produtos que sua empresa vende analisando os produtos que comercializa para manter aqueles que têm giro de venda. Um bom relatório de Curva ABC do Estoque lhe fornecerá informações dos produtos que vendem mais ou menos.

 

  1. Mudar o regime de tributação

Quando a empresa pode escolher o regime de tributação, a mudança do mesmo pode trazer economia fiscal. O caso mais comum é quando uma empresa tributada pelo sistema de lucro presumido sofre uma queda acentuada em sua rentabilidade. A troca para o regime de tributação pelo lucro real poderá propiciar redução do imposto de renda e contribuição social para as empresas e, em alguns casos, também poderá trazer redução na COFINS e no PIS.  A mudança requer criterioso planejamento do resultado da empresa no ano para que possa ser estimado o valor da economia fiscal, considerando todos os tributos envolvidos.

 

  1. Usar materiais alternativos

Esta medida é um dos pilares da Análise de Valor, o método de redução de custos mais aclamado em todo o mundo, há mais de setenta anos. O princípio básico dessa medida é substituir um material em uso por outro de menor custo, mas que desempenhe a mesma função (valor) que o atual.

 

  1. Eliminar desperdícios

Esta é  a mais conhecida medida para redução de custos. Deve ser usada com rigor porque nem sempre os desperdícios são facilmente identificáveis. Alguns desperdícios críticos, como as perdas de material na etapa de corte dos mesmos (chapa, tecido, couro, papel etc.,) requerem o emprego de software especializado.

 

 

  1. Aumentar a produtividade dos recursos humanos e físicos

O princípio básico dessa medida é a redução dos custos unitários. Assim, para um mesmo valor de gastos, busca-se obter um maior número de unidades de produtos ou serviços, reduzindo-se, assim, o respectivo custo unitário. Na essência, a medida busca eliminar a ociosidade dos recursos disponíveis.

 

  1. Otimizar a rota de entrega

Para as organizações que incorrem em custo logístico, a otimização da rota de entrega, quando uma mesma viagem destina-se a atender a várias entregas ou coletas (venda ou compra), gera redução do custo de transporte. A filosofia básica da medida é identificar a rota mais curta que atenda a todos os pontos de entrega ou coleta, o que minimiza o custo de transporte.

 

  1. Fazer a substituição ou atualização de equipamentos

As máquinas e equipamentos têm uma vida econômica que é o número de anos ideal para que valha a pena mantê-los em operação. Este procedimento significa trocar equipamentos na época certa, nem muito cedo nem muito tarde. Isto acontece quando o crescente custo operacional do equipamento (manutenção e outros) se iguala ao custo do capital investido no equipamento. Na elaboração do Plano de Contas deve constar os gastos com as manutenções.

 

  1. Implementar parcerias estratégicas

Parcerias ou associações estratégicas podem ser adotadas de modo a ganhar escala nas atividades de venda ou compra sem alterar o porte da empresa. O efeito será a redução de custos de compra, publicidade, serviços de apoio, etc.

 

  1. Terceirizar atividades

Algumas atividades como transporte, limpeza, cópias, alimentação, informática, suporte ou assistência técnica dos equipamentos - para citar apenas algumas -  podem ter seu custo reduzido caso sejam terceirizadas. Não há regra geral, cada caso requer uma análise específica e acurada.

 

  1. Mudar a localização da empresa ou unidade operacional

Custos  logísticos, de  pessoal, tributários e outros podem ser reduzidos com a  mudança da localização da empresa ou de unidades operacionais. Esta é a medida de maior envergadura para redução de custos já que requer rigoroso planejamento e realização de investimentos significativos.

 

  1. Recrutamento

A melhor poupança que pode fazer nos custos com pessoal é ter redobradas cautelas no recrutamento. Não confie na sorte nem na existência de um “período experimental”. Verifique, em primeiro lugar, se precisa efetivamente de recrutar. Em seguida, verifique se não há, internamente, quem possa fazer essa tarefa ou exercer a função necessária. Se ainda assim optar pelo recrutamento externo procure uma boa empresa de consultoria em RH para que você corra menos riscos na contratação e adequação do novo funcionário.

 

  1. Publicidade

Aproveite as formas de publicidade gratuitas caso da divulgação da sua empresa na imprensa especializada. Recorra preferencialmente aos meios mais direcionados (por regiões ou por clientes) em vez das grandes campanhas e indiferenciadas de comunicação. Utilize canais de comunicação alternativos como o e-mail marketing. Se optar por campanhas mais ambiciosas assegure-se que os seus esforços de marketing são eficazes. Para isso é recomendável procurar o apoio de especialistas. Vale à pena investir no controlo dos resultados de cada esforço de comunicação antes de iniciar uma nova campanha.

 

  1. Manual de procedimentos

Crie um manual interno o mais detalhado possível que explique qual a política da empresa ao nível de despesas com deslocamento, despesas de representação, transportes, comunicações, etc. Esta política deverá incluir instruções claras quanto ao tipo de autorização exigida para cada despesa e quais os documentos justificativos a entregar. Esta é uma área da empresa em que faz sentido apostar na burocracia. Redigir normas claras e coerentes é o melhor passo para evitar os gastos desnecessários.

 

 

#BONUS

Lote econômico de compra: use este conceito!

O custo de estocagem pode ser reduzido consideravelmente se você usar a metodologia de lote econômico de compra. A fórmula usada para isso usa variáveis como demanda, tamanho do lote, custo do pedido, estoque médio e custo unitário.

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